Что делать, если забыли закрыть кассовую смену?

В настоящее время предприниматели и юридические лица обязаны пользоваться контрольно-кассовой техникой. Кассовый аппарат подключен к оператору фискальных данных (ОФД), который в режиме реального времени передает информацию в налоговый орган. У ОФД хранится информация обо всех кассовых операциях. Налоговые органы видят эти сведения. В конце каждой кассовой смены делается закрытие. Максимальная продолжительность смены не может быть более 24 часов.

Что делать круглосуточным магазинам или АЗС?

Следует закрывать смену и открывать снова. Один оператор или продавец не работает более 24 часов. Когда происходит пересменка, можно закрывать кассовую смену. Нужно только следить, чтобы ее длительность не превысила 24 часа. Для этого можно устанавливать напоминания, звонить кассирам, предупреждать о закрытии смены.

Почему смену не закрывают?

Кассовая смена может быть не закрыта по разным причинам. Часто кассир просто забывает это сделать. Вспоминают об этом только утром. Но есть и объективные причины, среди которых:

• сбои в работе интернета;
• отключение света;
• ограничение доступа в здания;
• форс-мажорные ситуации.

Если смена не закрыта, оператор фискальных данных передаст об этом сведения в налоговые органы. Не закрытые вовремя смены будут отдельно выделены, сотрудники ФНС сразу обнаружат их.

Если смена не закрыта менее 24 часов

Это самый оптимальный вариант. Здесь бояться нечего. Нужно просто закрыть смену перед началом работы. Затем кассир снова открывает смену и работает в обычном режиме. То, что закрытие и открытие будут с небольшой разницей по времени, не противоречит законодательству, если прошло не более 24 часов. Нужно учитывать и время на закрытие смены. Если прошло 24 часа, а кассир только начал закрывать смену, он может не успеть.

Если смена не закрыта более 24 часов

Эта ситуация критическая. В этом случае предпринимателя или юридическое лицо уже ждут штрафные санкции. Согласно КоАП (ст. 14.5, п.4), налоговые органы могут ограничиться предупреждением. Это возможно, если нарушение допущено впервые, а также предприниматель или представитель юридического лица дал четкие объяснения причин произошедшего. При объективных причинах (например, отключили свет) налоговые органы также могут вынести предупреждение.

Если предупреждением ограничиться не удается, то предприятие или ИП ждут штрафные санкции. Для должностных лиц они составляют 1,5-3 тысячи рублей, для юридических лиц – 5-10 тысяч рублей. Если налоговые органы обнаружат в действиях предпринимателя или юридического лица умысел, это может повлечь дополнительные меры, предусмотренные действующим законодательством.

Что делать?

Если обнаружено, что более 24 часов смена не была закрыта, лучше о данном факте самостоятельно и сразу после обнаружения сообщить в налоговые органы. В сообщении нужно указать причину допущенного нарушения. В таком случае налоговая инспекция может ограничиться предупреждением. Сокрытие данного факта может повлечь самые строгие санкции со стороны ФНС.

К работе с контрольно-кассовой техникой нужно подходить ответственно. Чтобы не допускать ситуаций, при которых смены не будут вовремя закрыты, нужно все держать под контролем. На предприятии лучше сразу назначить человека, который будет отвечать за контроль закрытия кассовых смен. Если это небольшое предприятие или ИП, контроль может выполнять руководитель или бухгалтер. Для этого есть электронные органайзеры и другие средства, которые будут вовремя напоминать о необходимости проверки закрытия смен. Такая мера поможет избежать неприятных ситуаций и штрафов.

Astrixsolutions – цифровые решения для профессиональной помощи бизнесу!

Подписывайтесь на наш телеграм-канал https://t.me/astrixsolutions и не пропускайте наши публикации.