Согласно Федеральному закону от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ, все организации и индивидуальные предприниматели, при осуществлении наличных и безналичных денежных расчетов с физическими лицами, обязаны применять контрольно-кассовую технику (ККТ).

Предприниматели и организации обязаны использовать только те онлайн-кассы, которые состоят в реестре контрольно-кассовой техники ФНС (ст. 3 54-ФЗ от 22.05.2003 г.). Реестр ККТ опубликован на сайте налоговой инспекции и постоянно пополняется. Каждая касса включается в реестр на основании отдельного приказа ФНС.

Какие онлайн-кассы бывают

Все современные кассовые аппараты обладают возможностью передачи данных о платежах в налоговую через интернет, поэтому абсолютно все кассы, применяемые с 2017 года – это онлайн-кассы. Современную контрольно-кассовую технику можно поделить на категории:

• Автономная онлайн-касса

Этот вид ККТ один из самых простых кассовых аппаратов с ограниченным функционалом. Автономная касса представляет собой небольшое кнопочное устройство с маленьким черно-белым экраном. Касса может работать автономно от внутреннего аккумулятора или от сети и не требует подключения к компьютеру.

Оптимальное решение для малого- и микробизнеса в сфере торговли и услуг, который позволяет соответствовать требованиям 54-ФЗ без дорогостоящей полной автоматизации. Подходит для небольшого количества номенклатуры товаров и услуг и среднего количества чеков до 50 в день. В автономную онлайн-кассу можно загрузить номенклатуру и успешно с ней работать, но анализировать продажи и вести товароучет на них трудно: их функциональность в этом плане сильно ограничена.

Автономные кассы, как правило, не могут полноценно работать с маркировкой: максимум, на них можно продавать маркированный товар, а вот для приемки придется обустраивать отдельное рабочее место с компьютером и 2D-сканером.

Все модели автономных онлайн-касс одного из ведущих производителей торгово-кассового оборудования ньюджеры АТОЛ поддерживают ФФД 1.2 и позволяют оформлять выбытие маркированной продукции в соответствии с ФФД 1.2. Отличное решение для небольшого бизнеса в сфере разносной торговли или для предоставления услуг доставки, а широкий диапазон рабочей температуры позволяет использовать устройство в неотапливаемых помещениях, таких как рыночные палатки, киоски, выставочные павильоны и торговые островки на улице.

• Фискальный регистратор

Фискальный регистратор выглядит как небольшая коробочка без дисплея и клавиатуры, внутри которой установлен печатающий механизм и фискальный накопитель. Устройство не имеет интерфейса пользователя и самостоятельно не работает, а управляется с помощью кассового программного обеспечения и требует обязательного подключения к компьютеру (обычному или специализированному кассовому), ноутбуку или мобильному гаджету. ПО посылает фискальному регистратору команды на печать чека, запись данных в фискальный накопитель и их передачу в ОФД.

Фискальный регистратор отличное решение для работы с маркировкой и ЕГАИС. Подходит для любой стационарной точки, где есть электропитание, нет минусовых температур и где можно расположить компьютер. Имеет широкую совместимость с оборудованием и легко интегрируется с различным программным обеспечением.

Модели отличаются по скорости печати чека, наличием автоотрезчика, шириной ленты, запасу прочности печатающей головки и аккумулятором. Также бывают встроенные аппараты.

Для крупного и среднего бизнеса с большим потоком покупателей, выбирают производительные фискальные регистраторы с автоотрезом, это позволяет бороться с очередями на кассах и быстрее обслуживать покупателей.

Для малого бизнеса с небольшим потоком клиентов выбирают регистраторы с менее производительными печатными механизмами, без автоотреза и под узкий чек (44-57 мм), что позволяет экономить и не переплачивать за чековые ленты в процессе эксплуатации.

Есть фискальные регистраторы с питанием от аккумулятора и беспроводными интерфейсами подключения, которые можно использовать в курьерских службах, такси, при оказании мобильных услуг.

• Смарт-терминал

Смарт-терминал – это онлайн-касса, сконструированная на базе планшетного компьютера с сенсорным экраном, принтером чеков и фискальным накопителем. В корпус онлайн-кассы уже встроен процессор и оперативная память, что не требует подключения к компьютеру и касса может работать сама по себе. В зависимости от размера дисплея напоминает смартфон или планшет с удобным интерфейсом управления и безграничными возможностями.

Смарт-терминал это не просто касса отвечающая требованиям 54-ФЗ, но и товароучетная система и автоматизированное управление бизнесом в одном устройстве.

В процессе использования можно легко подключать дополнительные сервисы, которые помогут решить сотни повседневных задач: настроить систему лояльности, вести подробный товарный учёт, упростить бухгалтерию и наладить интеграцию с 1С.

Уже встроена кассовая программа, которая позволяет управлять чеками: пробивать их, отменять и корректировать.

Оно доступно прямо на терминале или в облаке и позволяет вести базу товаров, анализировать продажи, следить за прибылью и выявлять самые продаваемые позиции.

При подключении смарт-терминала регистрируется личный-кабинет для учета товара и управления бизнесом, он находится в облаке и доступен с любого устройства по паролю.

Смарт-терминал может работать как через проводной интернет, так и через Wi-Fi или сим-карту. К кассе легко подключить периферийные устройства, например, банковский терминал для приема оплат по карте от покупателей, сканер штрихкодов, денежный ящик, терминал сбора данных, весов и другой периферии.

Это один из самых универсальных и современных видов онлайн-касс для небольшого и среднего бизнеса в сфере услуг и торговли. Готов к работе с ЕГАИС и маркировкой: понимает коды DataMatrix и умеет проверять их на правильность.

• Онлайн-касса со встроенным терминалом эквайринга

Это смарт-терминалы с интегрированной банковской частью, которые принимают платежи как наличными, так и банковской картой. Это универсальная онлайн-касса, которая не требует покупки или аренды дополнительного оборудования для приема оплаты по картам от покупателей, что идеально подходит для небольшого бизнеса, где небольшой поток покупателей, но есть возможность оплатить удобным способом по карте, наличными или по коду СБП. Чаще всего такие кассы используют курьеры, а также предприниматели, осуществляющие торговлю вне помещений.

• Мобильная онлайн-касса 

Мобильная онлайн-касса — это небольшое кассовое устройство, которое работает на аккумуляторе, без подключения к электросети. Для передачи данных в кассе используется сим-карта или Wi-Fi. Такая касса имеет печатающий механизм, чтобы выдавать покупателям бумажный чек и даже может быть со встроенным терминалом эквайринга.

По своей конструкции мобильная онлайн-касса может быть фискальным регистратором, который работает с софтом на телефоне, самостоятельным смарт-терминалом или автономной онлайн-кассой.

Мобильная онлайн-касса идеально подходит для выездной торговли (некоторые аппараты даже выдерживают морозную погоду), курьерских служб и служб доставки.

• Облачная касса

Некоторым предпринимателям закон разрешает использовать облачные кассы. Это когда у вас одна касса обслуживает сразу несколько мест расчетов, а сама она при этом находится в ЦОД (центре обработки данных) облачного сервиса. Вы не храните и даже не владеете кассой — вы ее арендуете и пользуетесь как онлайн-сервисом с любого устройства или подключаете ее по API к платежной форме своего сайта.

В каких ситуациях можно применять облачную онлайн-кассу:

• Онлайн-магазин принимает оплату на сайте или в приложении. Для приема оплаты в точке самовывоза нужна стационарная онлайн-касса;
• Курьеры принимают оплату по месту доставки;
• Водители такси или кондукторы в общественном транспорте принимают оплату на борту;
• Оплату принимают автоматические устройства, например, вендинговые аппараты;
• Управляющая компания или ресурсоснабжающая организация принимает платежи онлайн. Для приема оплаты в офисе компании нужна стационарная онлайн-касса;
• Специалист оказывает услуги на выезде и берет плату на месте.

Главные преимущества облачной онлайн-кассы:

• Все операционные издержки на поддержание кассы в рабочем состоянии ложатся на специалистов облачного сервиса. Устройство находится под круглосуточным присмотром, в надежном и оптимальном для работы техники помещении.

Одна облачная онлайн-касса заменяет десятки стационарных онлайн-касс. Например, водители таксопарка для получения оплаты за проезд могут не брать на свой борт мобильные кассы, а подключаться к единой для всех облачной кассе через приложение в телефоне. Это может сэкономить миллионы рублей в год.