В каких случаях ФН блокируется и подлежит замене

Блокировка фискального накопителя (ФН) – это прекращение формирования фискальных признаков на каждый фискальный документ. Фискальный признак – это обязательный реквизит, который обеспечивает сохранение и передачу фискального документа (чеки, отчёты об открытии и закрытии смены и другие).

Причинами блокировки фискального накопителя, могут быть следующие:

• Закончился срок службы ФН

Накопитель будет заблокирован, когда подойдёт к концу срок его работы. У каждого накопителя ограниченный срок службы – 15 или 36 месяцев. По окончании указанного периода устройство блокируется налоговыми органами в одностороннем порядке и потребуется плановая замена фискального накопителя. Чтобы кассовый аппарат снова смог выполнять свои функции, его необходимо перерегистрировать в ФНС, после замены ФН.

• Закончилась память ФН

Блокировка накопителя произойдёт, когда будет заполнена вся память ФН. Обычно памяти накопителей достаточно, чтобы записывать продажи в крупном супермаркете в течение года. Но память может закончиться раньше указанного срока, если объем фискальных документов превысит больше тысячи чеков в день.  Когда память ФН будет заполнена, надо будет произвести замену фискального накопителя и перерегистрировать кассу в ФНС.

• ФН не передаёт данные в ФНС более 30 дней

Накопитель будет заблокирован, если он не передаёт данные с кассы оператору фискальных данных (ОФД) более 30 дней. Блокировка в этом случае произойдет, если касса не подключена к интернету, если истёк договор с ОФД или его вообще нет. Разблокировать ФН в этом случае несложно – достаточно обеспечить устойчивое интернет-соединение на кассе и удостовериться, что услуги ОФД оплачены и активированы. Если всё сделать правильно, касса передаст накопленные фискальные документы в ОФД и накопитель будет разблокирован.

• Ошибка при регистрации онлайн-кассы

Если допустить ошибку при регистрации кассы, наступит блокировка ФН. Это может случиться, если был неверно указан ИНН или регистрационный номер кассы. В этом случае разблокировать фискальный накопитель не получится и будет необходимо купить новый ФН.

• Незакрытая смена на онлайн-кассе

Продолжительность кассовой смены не может превышать 24 часа.  Это требование действующего законодательства (п. 2 ст. 4.3 закона «О ККТ»), при этом границами выступают отчёты об открытии и закрытии смены. Если отчет о закрытии смены произведен не вовремя, касса перестанет формировать фискальные признаки, а ФН будет заблокирован. Из всех функций доступных на кассе остаётся лишь закрытие смены. Когда эта операция будет проведена, ФН автоматически разблокируется и на кассе снова можно работать.

• Заводской брак или поломка ФН

Заводской брак фискального накопителя может стать причиной его блокировки. В этом случае рекомендуется обратиться к производителю ФН. Он должен будет провести экспертизу, и в случае подтверждения заводского брака заменить накопитель. Так же блокировка может произойти из-за внезапной поломки ФН. Если накопитель неправильно установили или сломали, придется сдать его производителю на экспертизу и предупредить налоговую о поломке.

Таким образом, заблокированный фискальный накопитель подлежит замене, если у него закончился срок службы или память, если кассу неправильно поставили на учет, или если ФН сломался.

Так же стоит отметить, что фискальный накопитель подлежит замене, если сменился собственник. Накопитель придется заменить на новый, снять кассу с одного собственника и зарегистрировать заново на другого.

Как заменить фискальный накопитель на новый ФН

Если замена фискального накопителя плановая, у ФН истекает срок работы или в нем кончается память, о необходимости скорой замены ФН вас проинформирует современный кассовый аппарат, а так же ОФД – в личном кабинете клиента или предупредит обслуживающая вашу кассовую технику компания. Пропустить этот момент будет довольно сложно.

Для замены фискального накопителя, необходимо:

• Закрыть смену и удостовериться, что все чеки ушли в ОФД.

Перед заменой фискального накопителя необходимо убедиться, что кассовая смена была корректно закрыта, а все данные были переданы в налоговую. Произведите запрос состояния ФН или отчет о текущем состоянии расчётов – воспользуйтесь инструкцией к вашей кассе, ведь на разных ККТ эта операция может называться по-разному.

Либо произведите отчет о закрытии смены посмотрите на строку «Количество неотправленных документов» — там должен стоять ноль. Если стоит другое число, проверьте подключение к интернету и статус работы оператора фискальных данных. До того, как проблема не будет  решена, извлекать ФН нельзя, лучше обратитесь в техническую поддержку.

• Закрыть архив фискального накопителя.

Это нужно делать через онлайн-кассу, как именно — прописано у вас в инструкции к ККТ. В случае успешного завершения операции, касса распечатает отчет о закрытии ФН — сохраните его, он вам пригодится позднее.

Если закрыть архив ФН у вас не получается – обратитесь в обслуживающую вашу кассу организацию. После закрытия архива фискального накопителя вы не сможете проводить операции на кассе и печатать чеки, пока не замените ФН и не перерегистрируете онлайн-кассу.

• Открыть отсек с ФН и извлечь накопитель из кассы.

Согласно 54ФЗ, вы можете сами заменить истекший фискальный накопитель на новый. Но лучше это действие производить в сервисе или у продавца ККТ.

Если вы решили действовать самостоятельно, вскройте корпус вашей кассы и аккуратно извлеките старый накопитель, в соответствии с прилагаемой инструкцией к кассе. Обратите внимание, что процесс замены ФН отличается для разных моделей ККТ. А если ваша касса опломбирована, нарушение целостности пломбы прекратит гарантию на это устройство.

• Купить и установить новый ФН.

Вам необходимо приобрести новый фискальный накопитель, который соответствует вашему типу бизнеса.

Перед тем, как заняться процедурой установки накопителя в кассу, советуем предварительно подробно изучить инструкцию и следовать её предписаниям. Если в процессе установки ФН произойдет ошибка, это может привести к поломке накопителя и придется покупать новый ФН.

Срок работы фискального накопителя начнёт отсчёт с момента установки его в кассу.

• Перерегистрируйте вашу кассу в ФНС.

Обратитесь в налоговый орган для перерегистрации вашей кассы по причине замены фискального накопителя. Обязательно укажите данные из отчета о закрытии ФН.

Обратите внимание: согласно 54-ФЗ, отработанный фискальный накопитель, после его извлечения из кассы – необходимо хранить 5 лет. В течение этого срока налоговая может затребовать его для проверки.