Address
304 North Cardinal
St. Dorchester Center, MA 02124

Work Hours
Monday to Friday: 7AM - 7PM
Weekend: 10AM - 5PM

Какие плюсы дает современному бизнесу электронный документооборот (ЭДО)

Цифровизация бизнеса в нашей стране набирает обороты и к концу 2024 года государство планирует сделать ЭДО обязательным для всех компаний и ИП. Власти прописали и утвердили концепцию электронного документооборота в хозяйственной деятельности.

Предполагается, что к концу 2024 года документы по учету НДС (счета-фактуры и товарные накладные), транспортные и кадровые документы окончательно перейдут в электронный формат.

В силу вступят новые правила документооборота.· Например, физические лица, для подписания документов от лица организации, должны будут иметь машиночитаемую доверенность (это нововведение начнет действовать уже с 1 сентября 2023 года).

Для повсеместного перехода на ЭДО упростили процедуру получения электронной подписи, без которой подключение к ЭДО невозможно. Получить подпись можно бесплатно в ИФНС и в аккредитованных удостоверяющих центрах (список таких центров опубликован на сайте Минцифры).

Что такое ЭДО и в чем его преимущество

ЭДО – это электронный документооборот, который представляет собой систему электронного обмена документами между различными организациями и государственными органами. ЭДО позволяет автоматизировать процессы обмена документами, такие как счета-фактуры, договоры, акты выполненных работ и т.д., и ускорить их обработку.

Одним из главных преимуществ ЭДО является сокращение времени на обмен документами и уменьшение затрат на их обработку. Вместо того чтобы отправлять документы по почте или курьером, компании могут обмениваться ими в электронном виде, что значительно экономит время и деньги.

ЭДО также повышает уровень безопасности обмена документами. Это происходит за счет того, что документы отправляются в зашифрованном виде, что делает их недоступными для посторонних лиц.

И наконец, ЭДО позволяет улучшить отношения между компаниями. Благодаря быстрому и эффективному обмену документами, компании могут улучшить качество обслуживания клиентов и повысить уровень доверия между ними.

Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 года № 63-ФЗ “Об электронной подписи” электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанных собственноручной подписью.

www.astrix.dev

Какие организации обязаны использовать ЭДО

Использование ЭДО не является обязательным для всех компаний, но существуют определенные категории организаций, которые обязаны использовать ЭДО в соответствии с законодательством Российской Федерации.

  • ЭДО в работе системы обязательной цифровой маркировки товаров

Подключение ЭДО является важной составляющей системы маркировки и мониторинга товаров. Участникам товарного оборота необходимо передавать сведения в ГИС МТ «Честный ЗНАК», ФГИС «Меркурий» и ЕГАИС с помощью электронных, а не бумажных документов.

В рамках системы маркировки товаров, ЭДО используется для передачи информации между различными участниками цепочки поставок, такими как производители, дистрибьюторы, ритейлеры и государственные органы. Это позволяет ускорить процессы передачи информации между участниками, сократить время на обработку документов и уменьшить вероятность ошибок при передаче информации.

С 1 декабря 2023 года передавать сведения через операторов ЭДО обязаны государственные учреждения, заведения общественного питания, сельскохозяйственные производственные кооперативы и фермерские хозяйства.

Оставьте заявку на подключение к системе маркировки “Честный ЗНАК”.

  • ЭДО в системе прослеживания импорта

С июля 2021 года Правительство устанавливает обязательное использование ЭДО в учете импортной продукции, передаваемой через таможенную границу. Согласно этому постановлению, все участники внешнеэкономической деятельности, включая импортеров, экспортеров, таможенных брокеров и таможенные органы, обязаны использовать ЭДО при передаче документов, связанных с импортом товаров.

Все сведения о таком товарообороте передаются в Национальную систему прослеживаемости, оператором которой выступает ФНС России.

С 1 января 2023 года операторы электронного документооборота должны ежедневно передавать в систему прослеживаемости счета-фактуры и УПД. Эта обязанность вводится вместо сдачи ежеквартальных отчётов об операциях с товарами.

Как подключиться к сервису ЭДО

Для подключения к сервису ЭДО понадобится:

  • Квалифицированная электронная подпись (КЭП), поскольку лишь она даёт документу юридическую силу;
  • Выбрать и заключить договор с оператором ЭДО и подключиться к его системе, с помощью которой будет налажен быстрый обмен документами и обеспечена их безопасность;
  • Настроить процессы внутри компании.

Если ваши контрагенты используют другой сервис ЭДО, вы можете подключить роуминг ЭДО. Роуминг ЭДО – это технология обмена юридически значимыми электронными документами между разными операторами электронного документооборота, без необходимости использовать разные системы электронного документооборота.

В целом, использование ЭДО является важным инструментом для многих компаний, которые хотят повысить эффективность своих бизнес-процессов и улучшить качество обслуживания своих клиентов. Если вы планируете использовать ЭДО в своем бизнесе, вам следует обратить внимание на требования законодательства и выбрать тот, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям.

Оставить заявку на подбор и подключение ЭДО под цели Вашего бизнеса.