Минфин упрощает ЭДО: универсальные сообщения заменят устаревшие форматы с 1 октября 2025 года

С 1 октября 2025 года Министерство финансов вводит новый порядок обмена электронными документами, призванный упростить и ускорить взаимодействие между компаниями. Ключевым нововведением станет замена Извещений о Получении (ИоП) и Уведомлений об Уточнении (УоУ) Универсальными Сообщениями (УС). Это знаменует значительный шаг в развитии электронного документооборота (ЭДО) в России.

Почему меняют систему?

Существующие форматы ИоП и УоУ, несмотря на свою функциональность, уже не в полной мере отвечают современным требованиям бизнеса. Они требуют использования электронной подписи, что создает определенные сложности и затягивает процесс обмена. Универсальные Сообщения призваны устранить эти недостатки и сделать ЭДО более доступным и эффективным.

Что такое универсальные сообщения?

Универсальные сообщения (УС) – это простые по структуре xml-файлы, формат которых утвердит Федеральная налоговая служба (ФНС). Они будут использоваться для информирования о получении электронного счета-фактуры (и других документов), необходимости внесения исправлений или предоставления дополнительной информации. Главное отличие от ИоП и УоУ – отсутствие необходимости в электронной подписи.

Как это работает?

В формате УС будут предусмотрены следующие элементы:

• Ссылка на документ: указание, к какому конкретному электронному документу относится сообщение.

• Идентификаторы сторон: данные об отправителе и получателе сообщения в системе ЭДО.

• Код ответа: специальный код из классификатора ФНС, обозначающий тип сообщения (например, извещение о получении, уведомление об уточнении, отказ в подписи, запрос дополнительной информации).

• Комментарий: при необходимости можно добавить текстовый комментарий к коду ответа.

• Контактные лица: информация о контактных лицах с обеих сторон обмена.

Преимущества универсальных сообщений для бизнеса:

• Упрощение и ускорение обмена: отсутствие необходимости в электронной подписи значительно упрощает процесс.

• Стандартизация: единый формат и классификатор кодов ответов обеспечивают однозначное понимание информации.

• Гибкость: возможность добавления комментариев позволяет уточнять детали и решать вопросы, не прибегая к другим каналам связи.

• Расширенные возможности: в перспективе УС могут использоваться для фиксации любых фактов о документе, заменяя уточнения по электронной почте или в мессенджерах.

• Повышение эффективности ЭДО: обмен иными документами должен осуществляться в порядке, аналогичном порядку обмена счетами-фактурами.

Переходный период и что нужно делать?

Чтобы переход на новый формат был плавным, операторы ЭДО при поддержке ФНС договорились о переходном периоде. До 1 октября 2025 года к текущим извещениям и уведомлениям будут добавляться соответствующие им УС. Обрабатываться будут, как правило, только текущие ИоП и УоУ, для которых прописана соответствующая логика. Это позволит компаниям подготовиться к изменениям без нарушения текущего документооборота.